Kategorier
2015 Nyhetsbrev 34/2015

LFA – från projektidé till tydlig ansökan i raketfart

Linda Kass
Linda Kass

Det svåraste med att skriva en ansökan, är att omvandla lösa tankar till en tydlig helhet som en utomstående kan förstå. En idé som känns kristallklar på planeringsmötet, faller lätt pladask då den ska överföras till text. Då det dessutom ofta råder osäkerhet kring vad det är som finansiären vill veta, blir ansökan ofta utdragen. Här nere följer forsknings- och utvecklingsledaren inom kultur & entreprenörskap vid Yrkeshögskolan Novia Linda Kass´ text i sin helhet som ingår i det kommande internationella numret av Landsbygd Plus:

LOGIAL FRAMEWORK APPROACH
– Från projektidé till tydlig ansökan i raketfart!

Projekt är en tacksam form av utvecklingsarbete där man formulerar ett gemensamt behov som man under en begränsad tid och med en begränsad summa pengar tar sig an. Att omvandla en projektidé till en ansökan, är dock förknippad med utmaningar. En idé som känns kristallklar på planeringsmötet, faller lätt pladask då den skall överföras till text.

Tydlig helhet

Det svåraste med att skriva en ansökan, är att omvandla lösa tankar till en tydlig helhet som en utomstående kan förstå. Då det dessutom ofta råder osäkerhet kring vad det är som finansiären vill veta, blir ansökan ofta utdragen. I vissa fall finns det en diskrepans mellan vad målgruppen behöver och det som finansiären stödjer, vilket gör att det uppstår en intressekonflikt.

Då flera aktörer samlas kring ett projekt, kan det bli en spretig helhet med många önskemål och behov, och gruppen tappar greppet om den röda tråden i ansökan. Om man inte har ett verktyg för att skriva en tydlig ansökan, kan skrivprocessen ta lång tid. Det tar tid att komma igång och det tar lång tid att bli färdig. Och slutresultatet blir inte slagkraftigt.

Metod som försnabbar, förtydligar och förenklar

Logical Framework approach (LFA) är en metod för att designa projekt. Metoden utvecklades i USA i slutet av 1960-talet och har använts av Europeiska kommissionen redan från dess start. Den största vinsten med LFA är att den försnabbar, förtydligar och förenklar arbetet med att sammanställa en ansökan, oavsett om det är ett internationellt EU-projekt eller en ansökan om bidrag till en lokal fond.

En projektidé föds ofta ur något som man vill göra, t.ex. ”Vi skall skriva en bok om vår bys historia under andra världskriget”. Det vanligaste felet som begås, är att man i ansökan fokuserar på VAD som skall göras. De flesta finansiärer vill hellre veta vilket problem som skall lösas. Och vad man vill uppnå för resultat då projektet är klart.

”Be stubborn about your goals, but flexible about your methods.”

LFA hjälper oss att gå till grunden, innan vi fastställer aktiviteterna i projektet. En förenklad LFA-process kan delas in i två faser; Projektets varför och projektets grundbultar.

Definiera behovet

Fas 1 tydliggör varför projektet behövs. Gruppen definierar det problem eller behov som projektet skall lösa/tillgodose. Det här kan ta tid, men lyckas man kommer såväl ansökan som projektgenomförandet att underlättas avsevärt. En typisk formulering kan t.ex. vara ”Få känner till vår bys insats under åren 1939-1945”.

Sedan diskuteras orsakerna bakom problemet. Varför blev det så här? Dessa orsaker antecknas kortfattat med hjälp av franska streck t.ex. ”Vår by har ett krigstrauma som ingen har velat tala om”. En målsättning kan vara att komma på åtminstone tre orsaker. Sista delen av fas 1 handlar om vilka effekter problemet får. Även här skrivs effekterna ner med några franska streck, t.ex. ”En viktig del av vår historia överförs inte till yngre generationer”.

Formulera syften, målsättningar och resultat

En ansökans viktigaste beståndsdelar är projektets syfte, målsättningar och resultat. Dessa delar formuleras enkelt i fas 2, tack vare det arbete som gjordes i fas 1. Projektets syfte är en spegling av det problem som inledningsvis formulerades. Om problemet var att få känner till tidigare generationens insatser under krigstiden, kan syftet bli ”att sprida information kring byns insats under andra världskriget”.

På samma sätt omvandlas listan med orsaker till projektets målsättningar. Målsättningarna bör senare förtydligas och göras mätbara. Om en av orsakerna är att byn har ett krigstrauma som ingen velat tala om, kan en målsättning bli ”att genom att sammanställa information och diskutera byns insats minska på det krigstrauma som hittills hindrat överföringen till yngre generationerna”.

Den sista delen av fas 2 är att omvandla listan med effekter till projektets resultat. Om en av effekterna är att byahistorien inte överförs till yngre generationerna, kan projektet resultera i att ”material har skapats som möjliggör att byns historia förs över till kommande generationer”.

Omformulering, sammanställning och tidsplan

Det är vanligt att man halvvägs in i LFA-processen märker att diskussionen känns snedvriden. Då är det ofta grundproblemet som behöver omformuleras, och man kan tvingas börja om. Även formuleringen av målsättningar och resultat kan ibland vara svårt utifrån de orsaker och effekter som listats. Då går man tillbaka och formulerar sig på ett bättre sätt.

LFA-processen görs förslagsvis i grupp och på ett stort pappersark. Då detta arbete gjorts, sammanställer en person diskussionen till text. Att problemet är tydligt definierat, underlättar arbetet att överföra tankarna från fas 1 till en inledande text som heter ”Bakgrund” eller ”Problembeskrivning”. Syftet och målsättningarna beskrivs under rubriken ”Projektbeskrivning”. Ansökan avslutas med ”Resultat”. Då denna text är skriven, kan en aktivitetsplan sammanställas i gruppen. Detta arbete sätts ihop i en tidsplan. Tidsplanen ligger som grund för projektets budget.

Verkar detta självklart? Många förvånas över hur snabb processen blir med LFA. Man kommer till tydliga riktlinjer i projektet och gruppen upplever en starkare känsla av att vara överens. Att ha gjort en bra projektplan ger projektet goda förutsättningar under hela dess genomförande.

Linda Kass
Forsknings- och utvecklingsledare inom kultur & entreprenörskap
Yrkeshögskolan Novia

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com-logga

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s