Möten på distans sparar tid och pengar

Skype-logoTarja Lukkaris, specialsakkunnig i samarbetsgruppens nätverk för glesbygden samt som samordnare för temaprogrammet för byar i Kajanaland, skriver i Landsbygdspolitikens blogg om att möten med fjärruppkoppling sparar både arbetstid och pengar. Det hör till både dagens och framtidens realiteter. Hela blogginlägget finns här under:

Fjärruppkoppling sparar tid och pengar

Finland är ett land som karakteriseras av långa avstånd. Många möten, evenemang, seminarier o.s.v. har koncentrerats till området söder om Ring III. Jag befinner mig på 600 kilometers avstånd från huvudstadsregionen. Lyckligtvis kan många möten skötas med hjälp av fjärruppkoppling.

Om man blir tvungen att resa, kostar det pengar. Priset på flygbiljetten blir allt högre ju närmare dagen för avfärd kommer: priset varierar mellan 49 € och 450 €. Tågresan tar cirka 6 timmar, man måste ta omvägar för att komma till nattåget, och enligt de senaste erfarenheterna är tågen nästan alltid försenade. Den billiga bussen – Onnibus − trafikerar endast vissa dagar under veckan och resan tar relativt lång tid.

Man måste lära sig att använda olika typer av program för fjärruppkoppling

I teorin går allt bra, men varje organisation har sina egna system: av datasäkerhetsskäl använder sig inte ministerierna av programmet Skype, som fungerar relativt pålitligt. Däremot används Lync, Adobe Connect Pro, VideoVisit och olika slags system för videokonferens. Jag, en vanlig användare av datateknik, försöker klara mig i djungeln av olika system. Allt emellanåt hörs djupa suckar från HelpDesk när jag försöker få systemen att fungera med hjälp av de råd jag får av dem. Och otroligt nog – lyckas jag det för det mesta med konststycket.

Jag saknar dock sådana enkla apparater som användes för 15 år sedan och som inte skyddades lika bra av brandväggar och antivirusprogram. Då fungerade förbindelserna smidigt, ofta till och med utan utomståendes hjälp, till olika platser i hemlandet och ända till Österrike. Det behövdes dock en tolk för kommunikationen, då ett gemensamt språk saknades.

Möten på distans kräver ett strukturerat arbetssätt

Ett grundläggande krav för att möten på distans ska lyckas är att förbindelserna fungerar. Många gånger tänker man dock inte på att lika viktigt är att högtalare, mikrofoner och kameror är placerade på rätta ställen.  Också mötesordföranden har en viktig roll, eftersom denne ska sörja för

  • förhandsmaterialet
  • att mötet framskrider enligt en viss tidtabell
  • att bara en person talar åt gången
  • att hänsyn tas till dem som deltar via fjärruppkoppling samt för
  • att ordföranden upprepar klart vad som har överenskommits.

De som deltar på distans via fjärruppkoppling, bör å sin sida komma ihåg att ha den egna mikrofonen stängd, att se till att ljudet inte går runt och att vid behov modigt begära ordet.

Fjärranslutning både dagsaktuell och en del av framtiden

Man kan känna sig nöjd efter ett lyckat möte på distans. Det tog endast två timmar i stället för hela dagen och ärendena blev slutbehandlade. Också pengar sparades i form av uteblivna resekostnader.

Men kan fjärruppkopplingen helt lösa problemet med långa avstånd? När de övriga deltagarna är bekanta sedan tidigare, är fjärruppkopplingen ett bra redskap – man märker ofta inte ens att det handlar om distansmöte. Men om det är fråga om personer som man inte känner sedan tidigare, lönar det sig att träffa dem åtminstone en gång öga mot öga för att förtroende ska skapas.

Fjärruppkopplingen hör till både dagens och framtidens realiteter, redan med tanke på att klimatförändringen bör hejdas och fossila bränslen sparas.

Tarja Lukkari

Tarja Lukkaris arbetsgivare är yrkeshögskolan i Kajana och hon fungerar som specialsakkunnig i samarbetsgruppens nätverk för glesbygden, samt som samordnare för temaprogrammet för byar i Kajanaland. Hon har bott större delen av sitt liv på landsbygden och värdesätter lugnet, naturen, utrymmet och människorna på landsbygden. En livskraftig landsbygd ligger henne nära om hjärtat.

Det här inlägget postades i 2015, Nyhetsbrev 02/2015 och har märkts med etiketterna , , , . Bokmärk permalänken.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google-foto

Du kommenterar med ditt Google-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s